#OpenAccessWeek - Pencatatan Kebijakan Pengarsipan Mandiri oleh Penulis di Situs Web SHERPA/RoMEO

Open Access Week

Artikel ini merupakan bagian dari agenda Pekan Keterbukaan Akses Internasional 2018 (Selanjutnya disebut dengan PKAI atau PKAI 2018). PKAI 2018 merupakan serangkaian upaya untuk meningkatkan kesadaran tentang prinsip open access atau gerakan keterbukaan publikasi karya ilmiah di ranah daring. Tahun ini, PKAI mengangkat tema “Designing Equitable Foundations for Open Knowledge” (bahasa Inggris) atau Merancang Pondasi Pengetahuan Terbuka Yang Berkeadilan. Tema ini dibuat untuk mengajak para pemangku kepentingan terkait agar dapat sama-sama merumuskan peran gerakan open access dalam isu keberagaman, keadilan, dan inklusifitas. Tiga unsur tersebut perlu dikaji lebih lanjut agar akses keterlibatan pemangku kepentingan dapat berjalan lancar dan distribusi pengetahuan terbuka dapat terlaksana secara berkelanjutan. Anda dapat turut serta berkampanya dengan mengikuti petunjuk-petunjuk di situs web ini.

Pemajuan prinsip ini menjadi hal yang penting karena kebutuhan akses terhadap ilmu pengetahuan dari seluruh penjuru dunia semakin meningkat seiring berkembangnya teknologi pengaksesan informasi. Hal ini membuktikan bahwa, model penyediaan ilmu pengetahuan secara tertutup yang mengenakan biaya mahal dan keterbatasan penggunaan serta penyebaran kembali oleh pengakses maupun pencipta sudah bukan lagi menjadi hal yang relevan. Untuk itu dibutuhkan ekosistem ketersediaan ilmu pengetahuan yang terbuka bagi lebih banyak orang, tidak hanya untuk para ilmuwan, sambil menetapkan beberapa pembatasan yang masuk akal sebagai model bisnis, strategi diseminasi, dan infrastruktur penerbitan karya ilmiah daring. Maka dari itu, kini, hampir setiap saat, ide-ide mengenai pewujudan sistem baru tersebut, terus dikumpulkan, diolah, dan diupayakan.

Pencatatan Kebijakan Pengarsipan Mandiri Oleh Penulis

Selain kegiatan pengarsipan setiap artikel jurnal elektronik melalui layanan seperti LOCKSSS atau CLOCKSS, penerbit jurnal elektronik juga dapat mengarsipkan atau mencatatkan kebijakan pengarsipan mandiri bagi penulis-penulisnya. Upaya pencatatan kebijakan tersebut dapat membantu calon kontributor karya tulis di jurnal elektornik untuk paling tidak mengenali kebijakan pengarsipan mandiri yang ditetapkan oleh penerbit jurnal elektronik. Selain menampilkan kebijakan tersebut pada situs web tempat jurnal elektronik diindeks, penerbit juga dapat memanfaatkan situs web yang melayani pencatatan kebijakan tersebut. Salah satu situs web yang menyediakan layanan tersebut adalah SHERPA-RoMEO.

Indikator Kebijakan Pengarsipan Mandiri Artikel Oleh Penulis Jurnal Elektronik di SHERPA/RoMEO

Jika merujuk data SHERPA/RoMEO, dari 1362 (lihat sheet license list) jurnal elektronik Indonesia, 29 penerbit (lihat sheet DAP6RoMEO) jurnal elektronik yang ada dalam data tersebut sudah melakukan pencatatan kebijakan tentang pengarsipan mandiri oleh penulis di SHERPA/RoMEO.

Penyebab sedikitnya jumlah kebijakan manajemen hak cipta yang berhasil dicatatkan ke situs web SHERPA/RoMEO antara lain adalah:

1. Kebingungan membedakan fungsi pengarsipan kebijakan dan fungsi pengarsipan artikel jurnal elektronik.
2. Upaya pencatatan kebijakan tersebut oleh SHERPA/RoMEO hanya dilaksanakan oleh satu orang.

Banyaknya penggunaan istilah pengarsipan menimbulkan kebingungan di kalangan pengelola jurnal elektronik. Perlu dipahami, bahwa yang dimaksud dengan “Policy deposit repository” oleh Directory of Open Access Journal (DOAJ) ialah bagaimana setiap kebijakan tentang pengarsipan mandiri setiap penerbit jurnal elektronik dapat dengan mudah ditemukan dalam satu pangkalan data yang terpusat. Maka dari itu, untuk mengatasi masalah yang disampaikan di angka 1, untuk mencegah terjadinya kebingungan antara fungsi “pengarsipan” SHERPA/RoMEO dengan layanan seperti LOCKSS, kami mengusulkan digantinya istilah pengarsipan kebijakan menjadi pencatatan kebijakan dalam setiap bimbingan teknis atau pembuatan materi komunikasi mengenai pengelolaan jurnal elektronik.

Lalu, apabila memungkinkan, hendaknya SHERPA/RoMEO dapat menambah jumlah sumber daya manusianya. Misalnya, dengan membuat sistem perwakilan lokal seperti program DOAJ Ambassador. Atau, setidaknya DOAJ bisa memperluas kebijakan pencatatan kebijakan jurnal elektronik tentang pegarsipan mandiri oleh penulis dengan memperbolehkan pihak lokal atau inisiatif internasional lainnya untuk membuat layanan yang serupa dengan model pelayanan yang lebih baik.

Menurut hemat kami, perbaikan-perbaikan ini dapat menunjang peningkatan jumlah publikasi dengan reputasi baik di DOAJ (DOAJ Seal), sekaligus meningkatkan kepastian hukum dengan adanya kesesuaian data kebijakan jurnal elektronik tentang pengarsipan mandiri oleh penulis yang ada di situs webn jurnal elektronik terkait dengan data yang ada pada pangkalan data kebijakan jurnal elektronik tentang pengarsipan mandiri oleh penulis seperti SHERPA/RoMEO.

SHERPA/RoMEO menetapkan empat macam indikator kebijakan manajemen hak cipta yang tercatat di situs web mereka:

• Green: Penulis dapat melaksanakan pengarsipan mandiri versi pra cetak dan pasca cetak (format elektronik yang diterbikan oleh penerbit jurnal elektronik terkait) karya tulisnya.
• Blue: Penulis hanya dapat melaksanakan pengarsipan mandiri versi pasca cetak (format elektronik yang diterbikan oleh penerbit jurnal elektronik terkait) karya tulisnya.
• Yellow: Penulis hanya dapat melaksanakan pengarsipan mandiri versi pra cetak karya tulisnya.
• White: Kebijakan manajemen hak cipta tidak secara terang mendukung kegiatan pengarsipan mandiri oleh penulis.

Empat indikator kebijakan tersebut dapat dimanfaatkan oleh penerbit sebagai rujukan dalam perencanaan kebijakan manajemen hak ciptanya. Dengan memahami masing-masing indikator kebijakan yang ada, penerbit dapat menentukan model kebijakan seperti apa yang mereka rasa paling berdampak pada model penerbitan dijalankan. Selain itu, sebagaimana disebutkan pada bagian awal artikel ini, keempat indikator kebijakan tersebut dapat menjadi pedoman bagi penulis untuk menentukan melalui jurnal elektronik mana mereka akan menerbitkan artikelnya. Penulis dapat memilih penerbit jurnal elektronik dengan kebijakan pengarsipan mandiri oleh penulis yang sesuai dengan rencana diseminasi karya tulis yang mereka buat. Kelengkapan dan kesesuaian data yang ada pada pangkalan data seperti SHERPA/RoMEO atau layanan yang serupa dapat membantu upaya penyederhanaan penjelasan tentang kebijakan engarsipan mandiri oleh penulis melalui indikator kebijakan yang sudah ditetapkan, seperti upaya Creative Commons (CC) dalam menyederhakan penjelasan pemberitahuan hak cipta berupa lisensi hak cipta dengan penyediaan penjelasan-penjelasan dengan bahasa yang sederhana dalam rupa teks dan ikon. Di Indonesia, dari 29 penerbit yang tercatat kebijakannya di SHERPA/RoMEO, terdapat 18 penerbit jurnal elektronik penerap kebijakan yang sesuai dengan indikator Green SHERPA/RoMEO.

Kesederhanaan-kesederhanaan ini dapat memangkas waktu yang tadinya dihabiskan untuk mencari dan mendalami kebijakan penerbitan yang tersebar di situs web masing-masing penerbit jurnal elektronik, yang dapat berbuntut pada lancarnya sirkulasi (peningkatan jumlah) publikasi karya ilmiah daring.

Bahan-bahan:

1. Olahan Data Jurnal Elektronik Terbuka (Per 23 Oktober 2018) oleh Hilman Fathoni: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1GyGq7V-dDKT4i9vjjTUY4HB7cXRuNT9l
2. Laman FAQ SHERPA/RoMEO: http://www.sherpa.ac.uk/romeo/faq.php?la=en&fIDnum=&mode=simple
3. Upaya pengarsipan digital artikel jurnal elektronik: http://www.dlib.org/dlib/september03/pinfield/09pinfield.html